Workaround-bewusster BPM-Zyklus
Beschreibung der Methode
Der Workaround-bewusste BPM-Lifecycle erweitert den klassischen Business Process Management Lifecycle um eine Phase zur systematischen Erfassung, Analyse und Rückkopplung von Workarounds.
Im Mittelpunkt steht die Beobachtung, dass Abweichungen von definierten Prozessen in der operativen Realität wertvolle Hinweise auf Anpassungsbedarf, Risiken oder bereits bewährte Prozessvarianten liefern. Andererseits ist die strategische Prozessoptimierung im Sinne der „Process Science“ auf datengestützte Erkenntnisse angewiesen.
Die Methode verbindet Prozessausführung und Prozessverbesserung über eine strukturierte Schleife des Erfahrungslernens und fordert diese explizit ein.
Ausdetaillierung der Methode
1. Ziel
Ziel der Methode ist es, Workarounds nicht nur als Abweichungen zu dokumentieren, sondern als Lernimpulse für die Prozessoptimierung nutzbar zu machen. Dadurch werden Erkenntnisse aus der realen Ausführung in Analyse, Design und Umsetzung von Prozessen zurückgeführt.
Vor allem geht es mit der Darstellung als Phase im BPM-Lebenszyklus darum, die Notwendigkeit dieser Perspektive plakativ sichtbar zu machen und in regelmäßige Aktivitäten des BPM einzuordnen und ins Bewusstsein zu rufen.
2. Anwendung
- Identifikation von Workarounds in der operativen Prozessausführung über Beobachtungen, Interviews oder toolgestützte Analysen
- Analyse von Nutzen, Risiken und Wiederkehrwahrscheinlichkeit erfasster Abweichungen
- Ableitung von Optimierungsvorschlägen oder neuen Prozessvarianten auf Basis der Analyse
- Integration geeigneter Workarounds in die Prozesslandschaft und Rückkopplung in die Prozessgestaltung
- Kommunikation der Ergebnisse mit betroffenen Teams zur Förderung von Verständnis und Akzeptanz
3. Vorteile
- Einfordern einer strukturierten Rückkopplung zwischen Prozessausführung und Prozessverbesserung, zwischen Bottom-up- und strategischer Top-Down-Prozessoptimierung
- Förderung des Lernens aus realen Umwelt- und Arbeitssituationen für die Weiterentwicklung von Prozessen – Synergie bei der gemeinsamen Nutzung von Methoden und Werkzeugen der datenbasierten Entscheidungsfindung
- Grundlage für eine wandlungsfähigere Organisation durch die systematische Berücksichtigung gelebter Praxis inklusive Ursache-Wirkungs-Abschätzungen (auch ohne aufwändige digitale Zwillinge)
- Legitimierung von systematischen Experimenten zu Prozessvarianten im Einzelfall, die ohne Rückhalt der BPM-Verantwortlichen für eine Workaround-Initiative allein nicht umsetzbar wären
4. Adressaten
Führungskräfte, Prozessverantwortliche, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Change Management, BPM Center of Excellence
5. Weiterführende Literatur
- Ch. Bartelheimer, B. Löhr, F. Köhne, S. Nordlohne (2026): Vom Workaround zur Innovation – Ansätze zur Steuerung von Prozessevolution, in: Sammelband Technologie und Organisation – Evidenzbasierte und praxistaugliche Impulse für eine gelungene Transformation, Reindl et al (Hrsg.)
- https://www.viadee-spark.de/themen/workarounds-im-bpm-lifecycle-warum-abweichungen-der-schluessel-zur-prozessoptimierung-sind/
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