Der Workaround Curator Agent ist eine Methode bzw. ein KI-gestützter Erfassungs- und Vorprüfungsmechanismus für identifizierte Workarounds und Verbesserungsvorschläge. Im Zentrum steht ein niedrigschwelliger, strukturierter Einstiegspunkt für die Meldung von Workarounds in Form einer Workaround Story. Ein Agent stellt Rückfragen, prüft die Vollständigkeit der Angaben und gleicht die Meldung im Hintergrund mit vorhandenen Fällen sowie relevanten Strategie- und Compliance-Dokumenten ab.

Dadurch unterstützt die Methode die geordnete Überführung von beobachteten Workarounds in Bewertung, Klärung und weitere Bearbeitung innerhalb der Prozesslandschaft. 

Hier eine KI-/Chat-Lösung anzubieten hat insbesondere eine unmittelbaren Orientierung und reduzierter Unsicherheit schon vor der Nutzung eines Workarounds zur Folge: Es ist leicht herauszufinden, ob es ein Problem bzw. einen Workaround dazu schon einmal gab und potenziell auch, wie dieser bewertet wurde und warum – potenziell werden Bezüge zu Prinzipien oder Compliance-Anforderungen aufgezeigt.
Besonders daran ist, dass dieser kurze „Austausch“ natürlichsprachlich und völlig anonym erfolgen kann: Die emotionale Hürde einen Vorschlag zu machen und potenziell wegen fehlendem Wissen in diesen Bereichen kritisiert zu werden sinkt. Auf Wunsch ist auch eine vollständig anonyme Einreichung von Workarounds zur Prüfung möglich. In solchen Fällen sind aber offensichtlich (über die vom Agenten gestellten) Rückfragen hinaus keine weiteren Rückfragen mehr zu einer Einreichung möglich.

1. Ziel

Workarounds sind relevant, weil sie häufig erste Hinweise auf notwendige Prozessanpassungen, Risiken oder potenzielle Prozessinnovationen liefern.
Ziel der Methode ist es, identifizierte Workarounds schnell, strukturiert und mit klarer Übergabe an die verantwortlichen Stellen zu erfassen. Gleichzeitig werden Doppelmeldungen vermieden und mögliche Bezüge zu bestehenden Bewertungen, strategischen Vorgaben oder Compliance-Anforderungen früh sichtbar gemacht. So entsteht eine belastbare Grundlage für die weitere Bewertung und Einordnung von Workarounds.

2. Anwendung

• Erfassung von Workarounds über einen niedrigschwelligen Chatbot als definierte Übergabe an die zuständigen Stellen
• Strukturierung von Meldungen mithilfe einer Workaround Story als Mindestanforderung für die Bearbeitung
• Nachfragen zu fehlenden Angaben, damit die Meldung vollständig und bearbeitbar vorliegt
• Prüfung auf bekannte oder ähnliche Workarounds in der Historie zur Vermeidung von Doppelmeldungen
• Abgleich mit Strategie-, Prinzipien- und Compliance-Dokumenten zur frühzeitigen Sichtung relevanter Bezüge und möglicher Konflikte

3. Vorteile

• Strukturierte Erfassung von Workarounds mit klarer Verantwortungsübergabe an die Bearbeitung
• Frühzeitige Vorprüfung auf Vollständigkeit, Duplikate und thematische Nähe zu bereits bekannten Fällen
• Schnellere Einordnung von Workarounds durch Hinweise auf strategische, prinzipielle oder Compliance-Bezüge
• Entlastung der beteiligten Stellen durch vorbereitete Informationen für die weitere Bewertung
• Niedrigschwellige Meldung auch in Situationen, in denen Rückfragen an Führungskräfte oder Fachstellen Menschen schwerfallen
• Leichte Integration in existierende KI-Plattformen

4. Adressaten

 Prozessverantwortliche, KVP-Gremien, BPM-Boards, Qualitätsmanagement, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Change Management, Projektteams, Führungskräfte, operative Mitarbeitende als einreichende Rollen

5. Do's

• Workarounds strukturiert über eine Workaround Story erfassen
• Rückfragen stellen, wenn Angaben fehlen oder unklar sind
• Meldungen auf Vollständigkeit und Bearbeitbarkeit prüfen
• Ähnliche oder bereits bekannte Workarounds zur Vermeidung von Doppelmeldungen berücksichtigen
• Strategie-, Prinzipien- und Compliance-Dokumente im Abgleich mit einbeziehen
• Zusammenhänge zwischen mehreren Workarounds sichtbar machen
• Die weitere fachliche Bewertung an die zuständigen Stellen übergeben
• Den Meldeprozess möglichst niedrigschwellig und einfach gestalten; Anonyme Meldungen ermöglichen

6. Don'ts

• Den Curator als Ersatz für fachliche oder organisatorische Entscheidungen verwenden – es geht um eine Vorqualifikation mit aktivem Human-in-the-Loop-Ansatz
• Workarounds isoliert betrachten, wenn sie fachlich zusammenhängen: Es braucht regelmäßig einen Blick aus der Vogelperspektive über mehrere Workarounds und Misfits hinweg, auch wenn der Ansatz vor allem die Bearbeitung einzelner Workarounds effizient gestaltet.
• Sammeln, aber nicht löschen: Mit einem gewissen Alter werden gesammelte Workarounds und Ideen irrelevant, weil sich die Umgebung verändert hat, bspw. neu Maschinen verwendet werden. Der Ansatz verliert mit sinkender Datenqualität an Nutzen.

7. Weiterführende Literatur

Ausführlichere Informationen zur Workaround-Curator-Methode über die im Sommer 2026 abgeschlossene Projektarbeit Change.WorkAROUND hinaus werden unter https://www.viadee.de/leistungen/data-ai/workarounds-und-ki-gestuetzte-prozessevolution/ dokumentiert.

• Ch. Bartelheimer, B. Löhr, F. Köhne, S. Nordlohne: Vom Workaround zur Innovation – Ansätze zur Steuerung von Prozessevolution, in: Sammelband Technologie und Organisation von Reindl et al. (2026)

• Assbrock, A., Löhr, B., Bartelheimer, C., Beverungen, D. (2024) Workarounds as Catalysts for Process Innovation: A Multiple Case Study on Pitfalls and Protocols, ICIS 2024
• C. Bartelheimer, B. Löhr, F. Köhne, S. Nordlohne (2025) Vom Workaround zur Innovation – Ansätze zur Steuerung von Prozessevolution, in: Reindl / Wecke (Hrsg.) Technologie und Organisation.
• M. Reineke, C. Bartelheimer (2024) Assessing the impact of organizational culture on workarounds: A maturity model, AMCIS TREOs 2024.
• D. Beverungen, C. Bartelheimer, A. Assbrock, B. Löhr (2024) WORKAROUND-TO-INNOVATION—EXPLORING BOTTOM-UP PROCESS RE-DESIGN, ECIS 2024.
• Assbrock, A., Löhr, B., Bartelheimer, C., Beverungen, D. (2024) Workarounds as Catalysts for Process Innovation: A Multiple Case Study on Pitfalls and Protocols, ICIS 2024.
• Hellweg, T., Radermacher, K., Sandfort, L., & Schneider, M. (2025) Verstecktes Innovationspotential: Entstehungsfaktoren von Workarounds. Personal Quarterly.
• L., Sandfort, T. Hellweg, K. Radermacher, & M.R. Schneider (2026). Modelling Hierarchical Configurations in Innovation Research With Two‐Step QCA: Methodological Recommendations and an Application to Workarounds. Creativity and Innovation Management.
• T. Hellweg, L. Sandfort, M. Reineke, C. Bartelheimer, D. Beverungen, Temporary Fix or Process Innovation? A Fuzzy-Set Qualitative Comparative Analysis of Workarounds, Proceedings of ECIS 2026, Milan, Italy.