Der Workaround Brainstormer ist eine Methode zur systematischen Entwicklung von Hypothesen zu vermutlich in Prozessen existierenden Workarounds. Im Mittelpunkt steht das KI-gestützte gemeinsame Brainstorming auf Basis einer kurzen Beschreibung eines Sollprozesses, vorhandener Workaround-Beschreibungen und gegebenenfalls BPMN-Diagrammen oder Prozessbildern. 

Die Methode unterstützt die informierte Suche nach Workarounds, auch bevor sie im Prozess sichtbar werden. Grundlage ist ein Korpus von beobachteten, typischen Workarounds, die potenziell in mehreren Organisationen auftreten.

1. Ziel

Ziel der Methode ist es, latente oder bereits bekannte Workarounds strukturiert zu identifizieren und als überprüfbare Hypothesen aufzubereiten: Während die Process Mining-Verfahren eher Breitensuche betreiben, steht hier das Prinzip Tiefensuche im Vordergrund, um früh und gezielt Workarounds zu identifizieren und zu verifizieren.

Darüber hinaus ist diese Methode eine Reaktion auf fehlende Eventlogs, fehlende Datenqualität und / oder fehlende Prozessmodelle auf dem benötigten Detailgrad. 

2. Anwendung

• Vorbereitung von Gesprächen und Workshops zur gemeinsamen Entwicklung von Hypothesen über mögliche Workarounds
• Analyse von Sollprozessen auf Basis kurzer Prozessbeschreibungen, BPMN-Diagramme oder Prozessbilder
• Ableitung von Workaround-Hypothesen durch Vergleich mit bekannten Workaround-Mustern und Analogien (wünschenswerte und nicht wünschenswerte)
• Berücksichtigung potenziell beteiligter Rollen außerhalb klassischen Prozessbeteiligten
• Prüfung und Prävention latenter Workarounds in geplanten oder noch unvollständigen Prozessen

3. Vorteile

• Aufdeckung von Workarounds, die in Datenspuren schwer bzw. nicht erkennbar wären (bspw. „Nutzung von privaten Messenger-Diensten im Prozess“)
• Früh anwendbar - bereits vor erstmaliger Produktivsetzung eines Prozesses
• Strukturierte Hypothesenbildung auf Basis eines wachsenden Korpus beobachteter Workarounds
• KI-Unterstützung des Perspektivwechsels durch die Einbeziehung mehrerer potenziell beteiligter Rollen (über im Prozess modellierte Rollen hinaus)
• Minimale Ansprüche an Prozessdokumentation: Das Verfahren funktioniert mit BPMN-Diagrammen, kurzen Beschreibungstexten oder Fotos einer Arbeitssituation
• Sehr leicht zugängliches Format – auch nützlich um mit Kontextbezug in Workshops zu verdeutlichen, wonach gesucht wird.

4. Adressaten

Prozessverantwortliche, Führungskräfte, Projektteams, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Change Management, Unternehmensberatungen, Process Mining Competence Center, BPM Center of Excellence

5. Do's

• Es wurden im Change.WorkAROUND-Projekt einzelne Workarounds in sehr ähnlicher Weise in mehreren Industrieunternehmen vorgefunden: Es bietet sich an, mit „üblichen“ Workarounds in die Diskussion zum Workaround-Management zu starten und damit die Relevanz der Perspektive zu demonstrieren.
• Suche nach Schwachstellen, Umweltfaktoren und Misfits in Prozessen: Das kann ein nützliches Teil-Ergebnis oder ein wertvoller Diskussionsimpuls sein, auch falls ein latenter Workaround nicht existiert.
• Mehrmalige Nutzung – es gibt eine Zufallskomponente und die Grafik ist initial auf 3 Rollen begrenzt. Häufig sind weitere, nicht-offensichtliche Rollen an Workarounds beteiligt (bspw. System-Administratoren, Revisionsabteilung etc.)

6. Don'ts / Risiken

• Erwartungsmanagement: Methode nicht isoliert anwenden, sondern als Kreativitätswerkzeug und Einstieg in eine Diskussion betrachten
• Verantwortungsvoller Umgang mit KI-Tooling ist erforderlich: Generierte Workarounds sind keine Vorschläge zur Umsetzung und auch keine Vorwürfe

7. Weiterführende Literatur

• S. Nordlohne, Köhne, F., Alile, D.: (2025) Latente Workarounds: Innovatives Potenzial für agile Prozessgestaltung, WI-2025 – Workshop: KI in der Arbeitswelt: Den Wandel gestalten.
• Bartelheimer, C., Löhr, B., Reineke, M., Assbrock, A., & Beverungen, D. (2025). Workarounds as a cause of mismatches in business processes—Insights from a multiple case study. Bus Inf Syst Eng 67(3)

8. Material

Ein Schlüssel für den Nutzen dieser Methode ist das Workaround Story Format. Hier beschreiben wir, analog zu einer User Story, einen Workaround sehr kurz nach einem vorgegebenen Schema. Das macht Suche und Analogieschluss leichter und fordert beim Brainstorming explizt auch den Perspektivwechsel für mehrere potenziell beteiligte Rollen ein.